Sprawne zarządzanie pracami rozproszonego zespołu stanowi wyzwanie nawet dla doświadczonych menedżerów SSC / BPO oraz liderów Back / Middle Office.
Po pierwsze potraktuj środowisko hybrydowe, jako szansę, a nie zagrożenie. Podczas, gdy część menedżerów “dostosowuje” organizację pracy zespołów do modelu hybrydowego, ty “wykorzystaj” pracę hybrydową. Dzięki temu z nowej perspektywy, w trybie hybrydowym, będziesz w stanie dostrzec nowe możliwości. Jak to zrobić?
Wielu menedżerów obawia się, że pracownik realizujący zadania w trybie zdalnym nie zawsze skupia się na pracy i nie jest wystarczająco produktywny, jak ten w firmie. Spraw, żeby skupienie i produktywność członków twojego zespołu w ramach pracy zdalnej były wyższe niż podczas pracy w biurze.
Liderzy chcą, aby uwaga pracownika na zdalnym była skierowana, nie tylko na cele indywidualne, ale również na cele całego zespołu. Model rozproszony nie wydaje się sprzyjać kooperacji? Pracownikom trudniej jest czuć się częścią zespołu, gdy pracują z domu? Jeżeli nie muszą, łatwiej jest im nie podejmować zadań i odbijać piłeczkę? Istnieje ryzyko spadku ich zaangażowania oraz motywacji? Spraw, żeby w przyszłości ich zaangażowanie i motywacja do realizacji nie tylko własnych, ale też wspólnych celów zespołu i organizacji były większe niż podczas pracy stacjonarnej.
Jednym z kluczowych problemów, na który zwracają uwagę menedżerowie jest brak poczucia kontroli nad postępami prac realizowanych przez zespół pracujący hybrydowo. Nie wiesz, czy prace hybrydowego zespołu posuwają się do przodu zgodnie z planem? Nie masz pewności, czy każdy pracownik wie, co i na kiedy ma zrobić? Zapewnij sobie i pracownikom pełną wiedzę, na jakim etapie znajdują się prace realizowane przez twój rozproszony zespół i zawsze miej szybki wgląd w bieżące statusy zadań pracowników, skądkolwiek pracują oraz dane pozwalające ci wyciągać wartościowe wnioski.
Zapytasz: czy mimo warunków hybrydowych jestem w ogóle w stanie to osiągnąć?
Odpowiadamy: Jesteś w stanie to osiągnąć właśnie dzięki modelowi hybrydowemu.
Jak to zrobić?
Jak sprawić, żeby produktywność pracowników podczas pracy zdalnej były większe niż w biurze? Zanim odpowiemy na to pytanie, zidentyfikujemy rzeczywisty problem. Różne typy pracy wymagają różnych warunków do optymalnej jej realizacji.
Jaki jest rozkład czasowy tych typów prac w twoim zespole? Realizowana jest praca operacyjna, procesowa, wymagająca skupienia? Czy raczej praca projektowa, różnorodna, wymagająca intensywnej współpracy?
Określenie stosunku wymienionych typów pracy pozwoli ci podjąć decyzję o wyborze najlepszej dla twojego zespołu proporcji w zakresie wymiaru pracy zdalnej i biurowej. Z naszych doświadczeń a także przeprowadzonych przez nas badań wynika, że dla większości zespołów Business Services oraz Back Office, optymalna proporcja to 4:1 (praca zdalna vs. praca w biurze) lub 3:2.
Organizacja pracy hybrydowej uwzględniająca odpowiedni wymiar pracy zdalnej to złoty środek - optymalne rozwiązanie, do tego łatwe we wdrożeniu. Może ona opierać się na wyborze liczby dni lub tygodni pracy zdalnej i stacjonarnej w - odpowiednio - tygodniu lub miesiącu i różnić się w zależności nie tylko od zespołów, ale konkretnych pracowników i ich preferencji.
Warto zwrócić tu uwagę na istotne zagrożenie - model mieszany może w praktyce łatwo przejść w model jednej preferencji, jeżeli menedżer lub część członków zespołu realizuje zadania z biura. Jak skutecznie uniknąć tego zagrożenia?
Trwa spotkanie hybrydowego zespołu, część pracowników łączy się zdalnie, część - z biura. Zapadają konkretne ustalenia, spotkanie kończy się, a kilka dni później twoi pracownicy uczestniczący w zebraniu zdalnie zgłaszają istotną uwagę. Otóż dowiedzieli się, że tuż po spotkaniu, koleżanki i koledzy uczestniczący w nim z biura, poszli po spotkaniu na kawę i zmieniali ustalenia. Ci, którzy łączyli się on-line, nawet o tym nie wiedzieli.
To tylko jeden z przykładów licznych problemów, które mogą pojawić się, gdy przyjmiesz w swoim zespole lub organizacji hybrydowy model pracy.
Pozwalając jednocześnie na stałą pracę w biurze części osób pamiętaj o dodatkowych wyzwaniach wynikających z tego, że pracownicy realizujący zadania w trybie zdalnym mogą być na słabszej pozycji
Niezauważanie lub tolerowanie nierównych szans między członkami zespołu pracującymi zdalnie i stacjonarnie może skutkować niezdrową atmosferą wpływającą negatywnie na zaangażowanie i produktywność konkretnych pracowników.
Istnieje ryzyko pojawienia się niepewności, czy praca zdalna jest rzeczywiście oferowana i wspierana, w praktyce może prowadzić do powrotu do modelu wspólnej pracy w biurze, a nawet rezygnacji niektórych pracowników.
👉 Poznaj system, który dba o wysoką efektywność i angażowanie zespołu.
Warto więc zastanowić się jak wyeliminować te zagrożenia i wprowadzić hybrydową formułę pracy zespołu na wyższy poziom.
Wdrażając pracę zdalną w zespole lub usprawniając istniejący już model hybrydowy oraz dostosowując wymiar pracy zdalnej członków zespołu należy pamiętać, że:
Spełnienie warunków powyższej checklisty obejmującej kluczowe zasady skutecznej, długoterminowej kultury hybrydowej to nie wszystko. Warto abyś szczegółowo przeanalizował wyzwania mogące pojawić się w trakcie rzeczywistego trwania procesu realizacji zadań twojego zespołu w warunkach hybrydowych ze strony pracowników wykonujących pracę zdalnie.
Pracownicy zdalni, mają naturalną tendencję do zachowań mogących mieć istotny wpływ na proces realizacji zadań zespołu i wyznaczonych celów zespołu, w zakresie jakości lub terminowości. W efekcie, podczas wykonywania pracy zdalnej mogą pojawić się realne problemy:
Jak zaadresować te wyzwania?
👉 Poznaj system, który umożliwia sprawne zarządzanie zadaniami.
Brak właściwego zaadresowania tych wyzwań związanych z organizacją pracy zespołu w modelu hybrydowym, może skutkować, m.in. tym, że: każdy skupia się na sobie i na swoich zadaniach, organizuje sobie pracę tak, aby było mu dobrze, chroni swój teren i bardzo niechętnie podejmuje nowe, dodatkowe zadania, problemy innych i problemy zespołu pozostają problemami trenera/szefa - “ja swoją pracę wykonuję”, wśród pracowników wzrasta poczucie chaosu, potrzeba więcej ludzi, aby zrealizować tak dużą ilość pracy.
Taka właśnie sytuacja - gdy pracownicy realizują zadania spoza biura, siedzą w domach - powoduje, że u menedżerów wzrasta poczucie niepewności, a nawet chaosu: brak kontroli, powstają pytania: “Co ci ludzie robią”, “Co zajmuje im tyle czasu?”, “Czy naprawdę nie mogą pomóc?”, “Jak nimi zarządzać w coraz bardziej zindywidualizowanym środowisku pracy zdalnej?”.
Można to zobrazować jak na Rys. 1. - uwaga, to wyostrzony obraz, może nawet w krzywym zwierciadle, ale pokazujący realny wpływ, jaki na organizację zespołu na praca zdalna.
W skrajnych sytuacjach pracownik zdalny może nie posiadać aktualnej informacji, co i na kiedy ma zrobić, a ty możesz nie mieć informacji co i na kiedy mają zrobić członkowie twojego zespołu.
Jak właściwie zaadresować wyzwania związane z organizacją pracy zespołu w modelu hybrydowym, tak aby Twoi pracownicy, jako zespół, grali do jednej bramki: między członkami zespołu jest harmonijna współpraca, każdy czuje się odpowiedzialny za swoje pozycje, ale także współodpowiedzialny za innych? Słowem, co zrobić, aby praca twojego zespołu wyglądała, jak na Rys. 2. (znów uwaga, to wyostrzony obraz, może nawet w krzywym zwierciadle, ale pokazujący pożądany efekt).
Rozwiązaniem jest stworzenie wspólnej platformy umożliwiającej efektywne organizowanie pracy w zespole hybrydowym ze szczególnym uwzględnieniem współpracy między członkami zespołu. Tylko taka platforma może być gwarantem wykorzystania 100 proc. potencjału zespołu i umiejętności każdej jednostki.
👉 Poznaj system, który daje realne wsparcie w pracy hybrydowej.
Wspólna platforma umożliwiająca efektywne organizowanie pracy w zespole hybrydowym ze szczególnym uwzględnieniem współpracy między członkami zespołu, to środowisko zapewniające:
W myśl powyższej zasady (lista) powinien działać pracodawca, który chce aby praca (każdy rodzaj pracy) zawsze była w 100% wykonywana i była ona wykonywana na czas, w trosce o cele biznesu i klientów.
Otrzymasz od nas regularnie praktyczne inspiracje. Będziesz również na bieżąco z nowymi informacjami o webinarach, szkoleniach, raportach, artykułach oraz innych aktualnych działaniach i wydarzeniach.
.png)
.webp)
