Minimalizacja opóźnień i zarządzanie backlogiem

Sprawnie organizując pracę zespołu — co umożliwia optymalizacja procesów biznesowych oraz automatyzacja zarządzania zadaniami i ich priorytetyzacja— w zaledwie kilka tygodni, możesz uwolnić 16 proc. swojego czasu oraz czasu innych liderów. W tym krótkim terminie jesteś dodatkowo w stanie uwolnić 12 proc. czasu pracowników liniowych. 

Sprawdź, ile extra godzin możecie uwolnić dzięki Harmodesk w ciągu kilku miesięcy — skorzystaj z kalkulatora uwolnionego czasu, który stworzyliśmy na podstawie doświadczeń w ponad 500 zespołach Business Services oraz Back/Middle Office.

‍

Jak zarządzać backlogiem i unikać opóźnień w realizacji zadań zespołu?

Terminowość realizacji zadań i umiejętność szybkiego czyszczenia backlogu to ważne "kompetencje" zespołu świadczące o efektywności organizacji. Pracownik zawsze realizujący pracę terminowo to przykład dla innych pracowników, a w przypadku, gdy umiejętność ta nie dotyczy jednej osoby, ale całego zespołu, jest to skarb dla organizacji. Czy lider jest w stanie wprowadzić terminowość realizacji pracy, jako "kompetencję" całego zespołu lub organizacji? Istnieją różne sposoby na zarządzanie backlogiem i unikanie opóźnień w realizacji pracy zespołu, ale najlepiej jest w tym celu wprowadzić systemowe rozwiązania.

Zobacz: Jak zorganizować pracę zespołu w trzech krokach?

‍

Co zrobić, żeby zespół szybciej wykonywał pracę?

Co zrobić, aby pracownik realizował wszystkie zadania w terminie? Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest ograniczenie się managerów do metody kija i marchewki w zespole. Choć to ważne, jednak zwykle nie działa tak jakbyś chciał. Aby uzyskać zamierzony efekt istnieją inne sposoby oparte o sprawdzone rozwiązania. Należy tu podkreślić, jak bardzo ważne jest wprowadzenie środowiska pracy nadającego energii i tempa pracy.

Mając w zespole lub całej organizacji odpowiednie środowisko pracy jesteś na prostej drodze do realizacji swojego celu. Dlaczego to takie ważne i co należy zrobić, aby szybko wprowadzić zespół na optymalne tory i zagwarantować firmie?

Dowiedz się, od czego w praktyce zależy sprawne zarządzanie pracą zespołu, jak w praktyce wprowadzić system sprzyjający przepływowi informacji o bieżących statusach realizacji pracy i odciąża managera od angażującego i wysysającego energię doglądania bieżących postępów pracy twojego zespołu. Zrozumienie problemu na czym polega odpowiednio wprowadzone usprawnienie ułatwi:  przełomowa transformacja dokonana w jednej z dużych firm.

‍

Co zrobić, żeby pracownicy tracili mniej czasu na realizację pracy?

Warunki, w których zespół realizuje zadania zgodnie z przyjętymi dotychczas zasadami należy tak zoptymalizować, aby każdy z pracowników był w stanie zajmować się tylko - i aż - tym, co potrafi robić najlepiej, po co został zatrudniony i co daje największą wartość firmie. Czyli realizacją zadań, do wykonywania których ma kompetencje (a jeszcze lepiej jeżeli przejawia względem nich swoje preferencje).

W sytuacji, w której rozdzielanie zadań odbywa się zgodnie z dostępnością pracowników, według ich kompetencji i preferencji, każdy z pracowników wie co i na kiedy ma zrobić. Informacje na ten temat są dostępne dla wszystkich w jednym miejscu. Zespół może skupić uwagę na realizacji zadań, które z różnych systemów zbiera automat i rozdziela zgodnie z powyższymi warunkami i priorytetami biznesowymi.

Zobacz od czego w praktyce zależy terminowość realizacji zadań twojego zespołu, co zrobić, gdy pojawi się spiętrzenie pracy oraz, jak odpowiednio reagować w sytuacji braku informacji o statusach realizacji zadań oraz jak zapewnić pełną przejrzystość i zaufanie w pracy zespołu.

‍

Więcej zadań w tym samym czasie, kolejkowanie i priorytetyzacja i sprytne rozdzielanie zadań - czyli mniej opóźnień zespołu?

Z jednej strony każdy pracownik realizuje jedno zadanie w tym samym czasie, po realizacji którego przystępuje do realizacji kolejnego. Z drugiej strony wie, że system IT przydziela zadania sprawiedliwie. Wszyscy pracownicy pracując w transparentnych warunkach są w stanie wykonywać więcej zadań w tym samym czasie, a cały zespół staje się bardziej efektywny i możesz zminimalizować ryzyko opóźnień.

Kolejnym, nie mniej ważnym elementem jest pytanie: a co jeżeli moja firma już teraz ma zaległości? Jak nadrobić zaległości? Jak szybko wyczyścić backlog? Produkt oferuje niezbędne rozwiązania, dzięki którym jesteś w stanie szybko pozbyć się tych problemów, nadrobić zaległości i wyczyścić backlog.

Dzień do dnia, tydzień do tygodnia, miesiąc do miesiąca - twoja organizacja staje się efektywna. Wpływa to na wzrost jej wartości.

Zobacz, jak w praktyce działa system w przypadku wzrostu zaległości pracy, jak wpływa na wzrost terminowości zespołu i jak szybko wyczyścić backlog.