Nawet 1,3 mln zł rocznie może zyskać niewielki shared service dzięki eliminacji tzw. zjadaczy czasu. Oto kalkulator, dzięki któremu możesz obliczyć korzyści z ich eliminacji i dowiesz się, jak szybko poprawić organizację pracy w zespołach Business Services oraz Back / Middle Office.
Zastanawiałeś się, jaki jest realny koszt twoich codziennych aktywności związanych po prostu z rozdzielaniem zadań pracownikom? Ile czasu zabiera ci monitorowanie statusów pracy członków zespołu? Ile czasu tracisz na “negocjacje z pracownikami”, co do przypisania niedokończonych zadań? Ile twojego czasu idzie na sporządzanie statystyk, wyciąganie i konsolidowanie danych z różnych systemów?
To tylko przykłady zadań składających się na twoją codzienną, rutynową pracę. Organizacja pracy zespołów - szczególnie w modelu pracy hybrydowej i zdalnej - stała się jeszcze większym wyzwaniem pochłaniając więcej twojego cennego czasu i energii.
Bardzo często bieżące działania do tego stopnia podporządkowują sobie nasze grafiki, że brakuje czasu i energii na realizację zadań dających realną wartość organizacji. Zamiast budować zespoły, rozwijać organizacje, wytyczać i realizować cele zgodne z menedżerskimi ambicjami, niepostrzeżenie stajemy się więźniami prostych, przyziemnych działań. Niepostrzeżenie, ponieważ tak właśnie działają zjadacze czasu.
W przypadku pracowników liniowych, kluczowym obszarem destrukcyjnego działania zjadaczy czasu są czynności wspierające bieżącą, codzienną realizację zadań. W szczególności związane z porządkowaniem, planowaniem i komunikowaniem się wokół organizowania i monitorowania statusów zadań. Zwróćmy uwagę na wielość tego rodzaju działań realizowanych przez pracowników każdego dnia.
Wśród nich wyróżniamy cztery główne zjadacze czasu pracowników liniowych, wynikające z:
Po drugiej stronie procesów związanych z codzienną realizacją zadań są menedżerowie, narażeni na działanie zjadaczy czasu związanych z czynnościami dotyczącymi organizacji, monitorowania i raportowania, takimi jak:
Na podstawie naszych doświadczeń z ponad 500. zespołami Business Services oraz Back/Middle Office stworzyliśmy model, na podstawie którego powstał kalkulator uwolnionego czasu umożliwiający, m.in. oszacowanie ilości czasu traconego w ww. obszarach.
Przykład. W organizacji składającej się z 50 pracowników liniowych pracujących w średnio 10-osobowych zespołach (5 menedżerów), wskutek działania powyższych 7 zjadaczy czasu organizacja traci 787,5 godz./mies. czasu pracy pracowników liniowych i 131,25 godz./mies. czasu pracy menedżerów. Zakładając, że średnio pracujemy 168 godzin w miesiącu (w zależności od układu świąt i weekendów miesięczna liczba ta waha się zwykle od 152 do 184 godz.) przekłada się to odpowiednio na blisko 5 etatów pracownika liniowego i niemal jeden etat menedżerski.
To daje pierwszy obraz siły oddziaływania zjadaczy czasu. Co istotne, dodatkowo obserwujemy również znaczną utratę czasu poświęcanego na nieoptymalną realizację zadań wynikającą z przyjętej metody organizacji pracy.
Na tym polu, w przypadku pracowników liniowych, wyróżniamy cztery główne zjadacze czasu, wynikające z:
Również w przypadku menedżerów obserwujemy znaczne straty czasu poświęcanego na nieoptymalną realizację zadań wynikającą z przyjętej metody organizacji pracy. Identyfikujemy tu takie zjadacze czasu, jak:
Jak przekłada się to na ilość utraconego czasu zgodnie z opracowanym przez nas modelem?
Przykład. Kontynuując powyższy przykład organizacji (50 pracowników liniowych, 10-osobowe zespoły, 5 menedżerów), wskutek działania powyższych kolejnych 7 zjadaczy czasu organizacja traci dodatkowe 1400 godz./mies. czasu pracy pracowników liniowych i 80 godz./mies. czasu pracy menedżerów. Przekłada się to odpowiednio na ponad 8 etatów pracownika liniowego i niemal 0,5 etatu menedżerskiego (uwzględniając wspomniane założenie 168 godz. pracy w miesiącu).
Poniżej przedstawiamy
W sumie, wskutek działania wszystkich 14 ww. zjadaczy czasu, straty są następujące:
Przykład. Dla wspomnianej przykładowej organizacji działanie wszystkich 14 zjadaczy czasu skutkuje utratą blisko 2200 godz./mies. czasu pracy pracowników liniowych i ponad 210 godz./mies. czasu pracy menedżerów, a ten cały czas przekłada się odpowiednio na ponad 13 etatów pracownika liniowego i 1,25 etatu menedżerskiego (założenie czasu pracy 168 godz./mies.).
W sumie opisane 14 zjadaczy czasu kosztuje taką organizację blisko 1,3 mln zł rocznie (zakładając średni poziom wynagrodzeń: ok 7 tys. zł - pracownik liniowy, 12 tys. zł - menedżer).
O ile 7 zjadaczy czasu bieżącej pracy zespołów to nisko wiszące jabłka (do szybkiej i “łatwej” eliminacji w ciągu kilku tygodni), to zjadacze czasu pracy będące wynikiem braku optymalnej metody organizacji pracy, jesteśmy w stanie wyeliminować w średnim okresie (kilka miesięcy).
Zarówno w przypadku menedżerów, jak i pracowników liniowych można przeznaczyć go na, np.: rozwój, działania nakierowane na wzrost jakości i dające większą wartość dla organizacji (utrzymanie klienta, dosprzedaż), realizację dodatkowych zadań związanych ze wzrostem skali, działania optymalizacyjne.
Uwolniony czas pozwala na realizację większej ilości pracy przez ten sam zespół - dzięki temu możemy zaoszczędzić na kosztach rekrutacji nowych pracowników, a zaoszczędzone środki wykorzystać, np. na podwyżki dla pracowników.
W ten sposób bezkosztowo zapewniamy środki na oczekiwany przez pracowników wzrost wynagrodzeń.
To tylko kilka wybranych sposobów wykorzystania uwolnionego czasu i energii.
Czy można uruchomić tego rodzaju mechanizm, który będzie w stanie automatycznie wprowadzić w organizacji środowisko sprzyjające ciągłemu rozwojowi i kulturze ciągłego doskonalenia opartych o wdrażanie najlepszych rozwiązań, jako nowych, najlepszych standardów?
Sprawdź korzystając z przygotowanego przez nas: Kalkulatora uwolnionego czasu
Otrzymasz od nas regularnie praktyczne inspiracje. Będziesz również na bieżąco z nowymi informacjami o webinarach, szkoleniach, raportach, artykułach oraz innych aktualnych działaniach i wydarzeniach.
.png)
.webp)
